Dematerializzazione e digitalizzazione: cosa significano i due termini
Quando si parla di dematerializzazione e digitalizzazione si tende spesso a fare confusione tra i due termini. Le due pratiche fanno parte di strategie aziendali ben precise, che prevedono una riduzione degli sprechi di carta, ma non solo. Dematerializzare i processi documentali significa convertire un documento cartaceo in formato digitale. Questa operazione si esegue mediante l'utilizzo di strumenti come scanner, smartphone o semplici macchine fotografiche, tutti dispositivi capaci di immortalare le immagini. La dematerializzazione ha però dei grossi limiti poiché non permette l'elaborazione dei file.
Basti pensare alla presenza di firme autografe, timbri ecc. La digitalizzazione dei processi documentali prevede invece la nascita di contenuti prodotti esclusivamente in formato digitale. In genere questi documenti nascono automaticamente attraverso software aziendali dedicati alla gestione degli archivi. Entrambi sono classificati come file informatici, ma la differenza principale risiede nella genesi del materiale, giacché uno dei due nasce su carta mentre l'altro non necessita di alcuna conversione.
Come avviene la dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione permette di convertire un documento cartaceo in file digitale, mantenendone comunque il valore giuridico mediante conservazione sostitutiva, approvata dalla legge italiana. Ciò avviene attraverso passaggi precisi. Si comincia con la scansione dei documenti mediante l'impiego di uno scanner. Successivamente si crea un struttura di archiviazione per la conservazione elettronica dei contenuti digitali. Questa tipologia di conservazione documentale garantisce un risparmio maggiore di tempo rispetto all'archiviazione e alla ricerca di documenti in formato cartaceo.
Tramite il processo di dematerializzazione si possono ottenere numerosi vantaggi. Innanzitutto ci si potrà liberare di quantità importanti di carta evitando inutili sprechi. Ciò garantirà inoltre all'azienda un risparmio notevole in termini economici, dal momento che si ridurranno in maniera significativa le spese per la stampa e per la gestione dei macchinari. Si otterrà poi una rapida archiviazione dei documenti, che permetterà una tracciatura veloce dei file. All'interno degli uffici sarà possibile rendere liberi gli spazi fisici in precedenza destinati agli archivi. Come si può evincere la dematerializzazione dei documenti garantisce numerosi vantaggi sia per i cittadini che per la Pubblica Amministrazione. I cittadini avranno accesso a tutti i documenti di cui necessitano, giacché questi saranno facilmente scaricabili attraverso il web.
Digitalizzazione dei documenti: come avviene?
La digitalizzazione consente una rapida condivisione dei documenti, garantendo inoltre l'aggregazione di contenuti di diversi formati quali immagini, testi, video e qualsiasi altro elemento interattivo. Creare dei documenti in forma digitale consente all'azienda di ottenere numerosi vantaggi, principalmente legati a notevoli risparmi in termini economici. Si eviteranno inutili spese per la stampa dei documenti.
La manutenzione delle stampanti prevede dei costi importanti, poiché questi macchinari tendono a usurarsi prematuramente se utilizzati con enorme frequenza. Inoltre bisogna considerare anche quelle che sono le spese destinate all'acquisto dei toner e della carta. La riduzione di queste spese permetterà all'azienda di poter investire su altri comparti. Oltre ai vantaggi derivanti dall'eliminazione dei costi per la stampa, le società saranno in grado di elaborare velocemente i documenti così che questi non rimangano in attesa. Ciò garantisce una maggiore efficienza in termini di prestazioni.
Ottimizzando i processi amministrativi, le compagnie potranno ridurre gli sprechi, risparmiare sulle spese dedicate all'archiviazione e rendere più facile lo scambio di contenuti. In questo modo si eviteranno inutili perdite di tempo derivanti da tutte quelle procedure burocratiche detestate dalla maggior parte dai cittadini. L'archiviazione digitale consente di individuare qualsiasi documento rapidamente, ma non solo, poiché i suddetti contenuti possono essere scaricati on-line da chiunque, così da non doversi recare negli uffici, nei quali la maggior parte delle volte si formano delle interminabili code. Se si desiderano ottenere maggiori informazioni riguardo la dematerializzazione dei documenti è possibile visitare il sito https://www.savinosolution.com/ attraverso il quale si possono ottenere numerose informazioni da mettere in pratica.