Anche oggi la giornata in ufficio è stata una maratona fra una riunione e l’altra?
Guardando l’agenda vi prende l’ansia per tutte quelle voci nella lista “Da Fare” sepolte sempre sotto una marea di altre voci ancora più urgenti?
Al mattino vi sentite stanchi già aprendo la porta dell’ufficio?
C’è una soluzione a questo problema, e si chiama gestione del tempo. Non per tutti è istintiva e semplice, ma con questi consigli presto ne sarete padroni!
1. Mettete in agenda il tempo necessario ai progetti da seguire
Se la vostra agenda è piena soltanto di riunioni, ora dopo ora – quando pensate di poter svolgere il vostro lavoro effettivo? Le riunioni non chiudono i progetti, dopotutto. Mettete in agenda, scrupolosamente, le ore che dovete dedicare ai progetti che state seguendo; i vostri colleghi forse daranno per scontato che siano spese in altre riunioni, ma quel che conta è che voi riuscirete a portare avanti il vostro lavoro. Finalmente risponderete alle email il giorno stesso che le ricevete, e le vostre liste di cose da fare non saranno chilometriche e piene di arretrati!
2. Pianificate sempre il giorno successivo
Per rendere efficiente l’uso del tempo occorre pianificazione. Prendetevi un’ora, alla fine di ogni giornata di lavoro, per controllare gli impegni dell’indomani. Ci sono riunioni a cui dovete partecipare? Controllate di essere preparati e avere i documenti e i dati necessari, e se così non fosse, preparatevi ora. I compiti in scadenza per domani sono stati tutti completati? Assicuratevene e domani, alla riunione, andrete sereni e sorridenti.
3. Stilate una lista di cose da fare
Quando i compiti di cui occuparsi sono tanti, e diversi, anche la memoria più salda prima o poi perde un colpo e ci dimentichiamo di completare qualcosa. Prendete l’abitudine di tenere una lista delle richieste da evadere, anche un semplicissimo file di testo, e mano a mano che completate qualcosa, cancellatelo. Non vi capiterà mai più di dover dire, con gli occhi sgranati, “Mi dispiace, capo, me ne sono dimenticato.”
4. Pianificate sul tempo realmente disponibile
Una giornata lavorativa può durare dalle otto alle dieci ore al massimo. Se dura di più non state lavorando tanto: state lavorando male. Pianificate per quel tempo, con attenzione e precisione, includendo le azioni ripetitive:
– un’ora per rispondere alle mail e alle telefonate perse
– mezz’ora per compilare report giornalieri o documentazione standard
– un’ora per la riunione quotidiana con l’ufficio
– mezz’ora, sparsa lungo la giornata, per le normali chiacchiere fra colleghi e una piccola pausa
– un’ora, come dicevamo, per pianificare il lavoro del giorno dopo…
…ed ecco che della vostra giornata sono rimaste solamente quattro ore.