Fatturazione elettronica e archiviazione sotitutiva

Le fatture cartacee, oggi sostanzialmente la quasi totalità dei documenti emessi di questo tipo, hanno un loro equivalente elettronico, del tutto equiparabile alla forma cartacea, sia dal punto di vista legale che da quello fiscale.
Questo genere di documenti elettronici però, per avere la caratteristica di equivalenza devono fornire una certa serie di garanzie riguardanti la loro immutabilità e inalterabilità nei tempi successivi all’emissione. Inoltre deve essere garantita la loro registrazione su appositi registri dedicati con una serie di adempimenti a loro volta specifici e regolamentati e documentati dall’articolo 12 comma 2 del D.P.R. 633/72 integrato da D. Lgs. 52/2004

Per questo tipo di documenti come per tutta la documentazione elettronica di valore legale, la caratteristica principale da fornire è una data certa di qualifica o di emissione che dir si voglia.
Mentre per quanto riguarda le fatture cartacee la data di riferimento è infatti quella indicata all’interno del documento, quando di parla di fatturazione elettronica la data di cui si parla è la cosiddetta “data di qualifica” che in questo caso coincide con la data di creazione del documento che, per questo motivo, deve essere dotato di apposita marcatura temporale ottenuta mediante l’apposizione della cosiddetta firma digitale.

Per firma digitale naturalmente non si intende una copia scansione di una firma autografa, quanto l’apposizione di un certificato digitale che attesti da un lato la data corretta ed inalterabile e dall’altro garantisca la conformità al documento originale (nel caso di archiviazione ottica) e dall’altro l’identità del responsabile del processo di acquisizione o creazione del documento.

Una prassi di questo tipo richiede una certa serie di adempimenti oltre che di appositi software di archiviazione documentale e a volte anche di hardware ad hoc.

Per questo motivo, specialmente in quei casi in cui la fatturazione elettronica debba sostituire anche fisicamente la fatturazione cartacea, una simile procedura non è adottata da liberi professionisti e piccole medie imprese che non possono contare su un flusso documentale sufficientemente robusto da rendere conveniente dal punto di vista pratico ed economico una completa archiviazione sostitutiva.

Per lo stesso motivo tuttavia la fatturazione elettronica viene invece spesso adottata da grandi aziende e da alcune amministrazioni pubbliche che, oltre che ad avere più facilmente i mezzi necessari a tutto l’iter, ne traggono un effettivo vantaggio sia dal punto di vista pratico che economico.